Mudanças nas Normas ISO 9001 e ISO 14001- Parte 2 – Documentação

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Normas ISO 9001 e 14001

Neste segundo texto sobre as mudanças das normas ISO 9001 e 14001, abordarei as mudanças referentes à documentação dos sistemas de gestão.

As revisões anteriores destas normas (principalmente a ISO 9001) já vêm progressivamente tendo reduções na documentação mínima necessária. No entanto, em 2015 houve uma “radicalização” no que tange a este aspecto, em direção a maiores resultados.

Documentação dos Sistemas de Gestão

Inicialmente, vale comentar a unificação dos termos documento/procedimento e registros, num novo termo denominado Informação Documentada, como apresentado no Anexo SL do Suplemento consolidado ISO da Diretiva ISO/IEC Parte 1 (que define a estrutura comum para todos os sistemas de gestão). Vamos às definições da ISO 9000:2015.

Documento – informação (fatos significativos sobre um objeto) e o meio no qual ela está contida. Ex: registro (documento que apresenta resultados obtidos ou provê evidências de atividades realizadas), especificação (documento que estabelece requisitos), documento de procedimento (forma especificada de executar uma atividade ou um processo – documentada ou não), desenho, relatório, norma.

Um conjunto de documentos, p.ex. especificações e registros, é frequentemente chamado de “documentação”.

Informação Documentada – informação (fatos significativos sobre um objeto) que se requer que seja controlada e mantida por uma organização e o meio no qual ela está contida.

NOTA 1 – Informação documentada pode estar em qualquer formato ou meio (p.ex. papel, magnético, disco de computador de leitura ótica ou eletrônica, fotografia ou amostra-padrão, ou uma combinação destes) e pode ser proveniente de qualquer fonte.

NOTA 2 – Informação documentada pode se referir a:

  • sistema de gestão, incluindo processos relacionados;
  • informação criada para a organização operar (documentação);
  • evidência de resultados alcançados (registros).

Comentamos a seguir as principais mudanças de requisitos das normas sobre a documentação:

– não há procedimentos documentados mínimos requeridos, todos são objeto de avaliação interna da organização no sentido da praticidade, racionalidade e eficácia. A extensão da informação documentada para um sistema de gestão deve ser avaliada considerando, dentre outros:

  • porte da organização (tamanho, número de funcionários, extensão geográfica, etc.);
  • tipo de atividades, processos, produtos e serviços;
  • complexidade de processos e suas interações;
  • competência de pessoas;
  • riscos e oportunidades envolvidas;
  • legislação aplicável e a necessidade de demonstrar o seu atendimento.

Além disto, deve servir aos objetivos da organização como:

Comunicação de informação – p.ex. organogramas, mapas/fluxogramas/descrições de processos, manuais, procedimentos e instruções de trabalho, planos estratégicos, modelos de formulários;

Evidência de conformidade – p.ex. de competência de pessoal executando trabalhos sob o controle da organização que afeta o desempenho do sistema de gestão, da implementação do programa de auditoria e seus resultados, e de resultados de analise critica pela direção;

Gestão e compartilhamento de conhecimento;

Disseminação e preservação da experiência da organização.

– os registros e os documentos internos (incluindo procedimentos e instruções) e externos passaram a ser tratados em um único item. Alguns requisitos deste item (p.ex. requisitos para preservação de legibilidade) são relacionados a todos os tipos de documentos. No entanto, podem existir diferentes requisitos para documentos contendo especificações ou regras (p.ex. requisitos de controle de alterações) e para registros (p.ex. requisitos para recuperação);

– vale comentar que os requisitos quanto ao controle de documentos e registros existentes nas versões anteriores não foram significativamente modificados (o maior impacto foi sobre a existência/necessidade dos documentos e a complexidade da estrutura de documentação). O texto das normas parece ser mais didático e com exemplos de aplicação;

– nos diversos itens das normas, os requisitos de documentação contendo regras são expressos através do texto: “manter informação documentada” (p.ex. escopo do sistema de gestão, política, objetivos). Por outro lado, quando se demanda a manutenção de um registro de evidência, a frase padrão adotada é “reter informação documentada apropriada como evidência”.

Como conseqüência, as organizações devem avaliar seus processos, com suas entradas e saídas, aspectos e impactos, riscos, atividades, recursos, pessoas, métodos, resultados esperados e a forma para seu monitoramento, e definir (ou reavaliar) qual a extensão da documentação (iniciando por um mapa de processos, passando eventualmente por documentos gerais de descrição dos processos, avaliando-se a necessidade de detalhar partes dele ou atividades específicas através de procedimentos ou instruções de trabalho), e definindo-se os registros a serem mantidos. Constitui-se em uma excelente oportunidade para simplificação da documentação e reorientação do foco para os resultados dos processos e do sistema de gestão.

Vale lembrar que:

– não há necessidade de modificar a forma como as organizações nomeiam seus documentos (podem ser mantidos os nomes atualmente empregados, como procedimento, documento, registro, especificação, manual, etc.);

– continua vigente a diferença entre informação e informação documentada: onde as normas requerem informação, ela só deverá ser documentada se for interessante para a organização;

– onde o texto se refere a informação documentada, ela deve ser expressa através de um documento (atentar se deve ser um documento de regras ou um documento de evidências).

Sob o ponto de vista das auditorias, a abordagem deve ser a de questionar o processo e sua eficácia, buscando mais os resultados do que a forma de documentação (que deve ser questionada, de qualquer maneira, para entender como é estruturada e como apoia/facilita o processo em questão). Parece haver uma necessidade dos auditores terem uma visão mais aberta sobre o que a organização definiu em sua documentação, mais do que esperar que os procedimentos X, Y e Z existam e que o sistema deva ser de um modo específico.

Michel Epelbaum  diretor da Ellux Consultoria

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